Nëse aplikuesi (plotësuesi i formularit) nuk është vetë personi i cili kërkon të dhëna pronësie, por një përfaqësues i tij, ky i fundit duhet të vërtetojë me dokumentacion (prokurë, autorizim i noterizuar) që ka të drejtë të kërkojë të dhëna në emër të kërkuesit. Dokumentacioni duhet të jetë gjithmonë origjinal. Kërkuesi duhet të vendosë gjeneralitetet e pronarit sipas rastit, duke qenë sa më i qartë dhe i saktë.
Nëse ka ndryshime në njërën nga gjeneralitetet, si për kërkuesin ashtu edhe për pronarin, ndryshimi duhet të vërtetohet me dokumentacion (sipas rastit, çertifikatë, vendim gjykate, bashkie, etj.)
Emri, atësia dhe mbiemri i pronarit duhet të reflektojnë emrin, atësinë dhe mbiemrin (mbiemrat) që vërtetohen me dokumentacion (certifikata, vërtetime nga institucione shtetërore, etj.), dhe jo emra (ose mbiemra) të cilat ndoshta dihen nga kërkuesi, por nuk mbështeten me dokumentat përkatës.
Kërkuesi duhet të specifikojë sipas rastit vendin në të cilin ndodhet prona e tij (qarkun, qytetin/qytetet, sipas rastit lagjen ose fshatin/fshatrat) duke qenë si gjithmonë sa më i qartë dhe konciz në informacion, (psh., Qarku-Vlorë, Qyteti-Sarandë, fshati-Shën Vasil;). Në rastet kur kërkuesi kërkon të dhëna në disa fshatra ose qytete, duhet të shënohen të gjithë fshatrat ose qytetet e kërkuara.
Aplikuesi duhet të zgjedhë njërën ose të gjitha periudhat kohore për të cilën ai mendon se shtrihet prona e pretenduar. Duhet të kihet parasysh se kërkimi për periudhën osmane zgjat më shumë se afati i cilësuar.
Kërkuesi mund të shënojë të dhëna më specifike për pronën e pretenduar , duke specifikuar dokumentacionin që kërkon, sipas pikave të përcaktuara, duke përcaktuar saktë, periudhën kohore, organin që ka nxjerrë ose lëshuar vendimin, etj., si psh:
- leje ndërtimi (vendime të Komiteteve Ekzekutive, rajoneve përkatëse, Këshillit Popullor të qyteteve apo fshatrave, komunave, bashkive, KRRT të Rretheve),
- vendime shpronësimi/shtetëzimi/sekuestrimi/konfiskimi;
- të dhëna për marrje kredi (dokumente nga dosjet e kredive, leje ndërtimi, skica, etj)
- akte noteriale, shitblerjeje apo dhënie shtëpi qytetarëve, etj.
- dokumente privatizimi,
Nëse kërkuesi kërkon të dhëna pronësie të tjera, të pacilësuara në aplikim, ai mund të plotësojë me shkrim dore pjesën e specifkimit, duke përcaktuar qartë çfarë kërkon, si dhe duhet të ketë parasysh që përgjigjia do të kthehet vetëm për kërkesën specifike.
Kërkuesi, sipas rastit, duhet të plotësojë nëse ka marrë të dhëna më parë në AQSH.
Nëse po, kërkuesi duhet të bashkëlidhë shkresën përcjellëse e cila i është dhënë më parë, në rastin kur janë marrë të dhëna pronësie, ose të dhëna specifike të saj, si nr. i protokollit dhe data.
Nëse kërkuesi ka marrë më parë të dhëna pronësie, ai duhet të specifikojë nëse kërkon të marrë përsëri këto të dhëna, nuk kërkon asnjë prej këtyre të dhënave (dmth kërkon të dhëna përveç atyre të marra më parë), ose kërkon disa prej tyre, duke specifikuar indikacionet arkivore të caktuara (të cilat ndodhen në shkresën përcjellëse ose në fund të fletës fotokopje dokumenti). Nëse ka më shumë indikacione se sa ka vend në formular, ai mund t’i shënojë ato në një fletë të të bardhë dhe t’ia bashkëlidhë atë formularit.
Në fund të formularit kërkuesi plotëson emrin dhe mbiemrin duke e nënshkruar atë.
