Rregullorja e Sallës

RREGULLORE
E SALLËS SË STUDIMIT
TË DREJTORISË SË PËRGJITHSHME TË ARKIVAVE

Neni 1
Rregulla të përgjitshme

1. Konsultimi i dokumenteve për interesa studimore e vetjake kryhet në sallën e studimit të Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave.
2. Salla e studimit pranë DPA-së shërben me këtë orar: E Martë – e premte: 09.00 – 19.00 E shtunë: 09.00 – 14.00
3. Salla e studimit është e mbyllur në ditët e pushimit, në festat zyrtare, si dhe nga datat 15 Gusht – 31 Gusht dhe 15 Dhjetor – 15 Janar të çdo viti kur kryhet verifikimi fizik i mjeteve të kërkimit, si dhe për raste të veçanta, kur përcaktohet me urdhër të Drejtorit të Përgjithshëm.

Neni 2
Rregulla për studiuesin

• Studiuesi lejohet të ketë me vete në sallën e studimit vetëm:
a) Aparate telefonike që nuk kanë kamera;
b) Laptop.
• Studiuesi, përpara se të hyjë në sallën e studimit, është i detyruar të vendosë në zyrën e informacionit çantën, aparate fotografike, telefona smartphone, telefona me kamera dhe aparate të tjera riprodhimi të çfarëdo lloji, stilolapsa, si dhe ushqime. Nuk lejohet në mënyrë kategorike që kërkuesi të ketë me vete dokumente personale.
• Studiuesi mund të hyjë në sallën e studimit vetëm përmes kartës së tij individuale elektronike.
• Ndalohet hyrja në sallën e studimit e personave me sjellje të papërshtatshme që shkaktojnë bezdi për studiuesit dhe punojësit e sallës së studimit.
• Studiuesit nuk i lejohet të lëvizë në mjedise të tjera të DPA-së pa miratimin e përgjegjësit të sektorit të shërbimit dhe praninë e një punonjësi të sallës së studimit.
• Studiuesit në mënyrë kategorike nuk i lejohet të bëjë ndërhyrje në dokumente (shënime, nënvizime, palosje apo zhubrosje). Në sallën e studimit atij i lejohet vetëm përdorimi i lapsit dhe i fletëve të bardha, që i vendosen në dispozicion nga punonjësit e sallës.
• Ndalohet pirja e duhanit dhe konsumimi i lëngjeve e ushqimeve në të gjitha mjediset e shërbimit.
• Studiuesi është përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumenteve, mjeteve të kërkimit arkivor, inventarë, katalogë, skedarë dhe aparaturave të mikrofilmimit për aq kohë sa ato i jepen atij në përdorimi. Gjendja e dokumenteve verifikohet nga personeli i sallës së studimit para dhënies dhe marrjes së tyre, në prani të studiuesit.

Neni 3
Regjistrimi

1. Studiuesi kryen regjistrimin e tij në sistemin elektronik Arkiva Online, si në distancë, ashtu edhe nëpërmjet asistencës në zyrën e informacionit pa hyrë në sallën e studimit.
2. Përgjegjësi i sallës verifikon çdo ditë, sa më shpesh, por së paku në orën 08.00 dhe në orën 16.00, kërkesat e studiuesve për regjistrim. Nëse verifikon se të dhënat e kërkuesit janë të njëjta me kartën e identitetit e aprovon menjëherë kërkesën. Nëse verifikon mospërputhje, atëherë e refuzon, duke e arsyetuar vendimin e refuzimit, nëpërmjet sistemit online. Kërkesat e kryera me asistencën e punonjësit në dhomën e informacionit aprovohen menjëherë.
3. Në çastin më të parë të pranisë së kërkuesit në sallën e studimit, punonjësi i zyrës së informacionit ka për detyrë që të komunikojë me të mbi arsyet që ai dëshiron të studioj në sallën e studimit. Nëse kërkesa është e natyrës social-juridike, punonjësi i sallës së studimit e orienton në procedurën përkatëse, sipas Rregullores së Kërkesave Social-Juridike. Nëse kërkesa është e natyrës studimore ose social-juridike, por që bëhet fjalë përdokumentacion që ruhet nga arkivat e sistemit, punonjësi i zyrës së informacionit e orienton drejt atyre arkivave.
4. Nëse kërkesa ka të bëjë me efekt studimor, ose me efekt kërkesash social-juridike, në rastet e parashikuara në Rregulloren e Kërkesave Social-Juridike, ose në çdo rast tjetër, që pavarësisht se kërkuesi është orientuar sipas pikës 3 të këtij neni, ai sërish kërkon që të studiojë në sallën e studimit, punonjësi i zyrës së informacionit e njeh studiuesin me një kopje të rregullores e sallës së studimit i printon kartën elektronike, të cilën e lidh menjëherë me hapësirën virtuale individuale të studiuesit.
5. Punonjësi i zyrës së informacionit printon formularin e regjistrimit të studiuesit, sipas shtojcës 1 të kësaj rregulloreje, dhe i jep kartën elektronike, vetëm pasi studiuesi nënshkruan formularin e regjistrimit.
6. Formulari i regjistrimit të studiuesit, sipas pikës 4 dhe 5 të këtij neni, plotësohet, përveçse herën e parë të regjistrimit, edhe çdo herë të parë në çdo viti, që studiuesi vjen në arkiv.
7. Punonjësi i zyrës së informacionit verifikon për çdo rast, nëse studiuesi është pajisur më herët me kartë elektronike. Nëse vëren se ai është pajisur më herët, i kërkohet të kryejë pagesën përkatëse përkundrejt mandatit të arkëtimit dhe më pas pajiset me kartë. Nënshkrimi në mandatin e arkëtimit vlerësohet si vërtetim i pajisjes me kartën e re të studiuesit.
8. Punonjësi i zyrës së informacionit kujdeset, për aq sa është e mundur, për zbatimin e pikave 1 deri në 5 të nenit 2 të kësaj rregulloreje.
9. Punonjësi i zyrës së informacionit dërgon brenda ditës për protokollim formularin e regjistrimit të studiuesit dhe çdo fundvit, nga data 15 dhjetor deri më 31 dhjetor, printon nga sistemi kërkesat e çdo studiuesi dhe ia bashkëlidh formularin e regjistrimit në zyrën e sekretari-arkivit.
10. Sektori përgjegjës për financat dhe magazinën rakordon periodikisht me mandatet e arkëtimit në zyrën e informacionit dhe formularët e regjistruar në regjistrin e korrespodencës mbi kartat e shërbyera për herë të parë dhe kartat e shërbyera me pagesë sipas këtij neni.

Neni 4
Kërkimi

1. Kërkimi sipas këtij neni përfshin Arkivin Qendror Shtetëror, përfshi ish Arkivin Qendror të Partisë, si edhe të gjitha Arkivat Shtetërore Vendore. Shërbimi i fototekës dhe bibliotekës kryhet sipas rregulloreve përkatëse.
2. Kërkuesi virtual (ai që kërkon me anën e internetit), njihet paraprakisht me mjetet e kërkimit virtual, QUERY, fondet arkivore, etj.
3. Kërkuesi i paraqitur në sallë informohet nga punonjësit e sallës mbi mundësinë e kërkimit virtual përmes internetit, jashtë mjediseve të sallës së studimit, për njësitë e ruajtjes së Arkivit Qendror Shtetëror, përfshi ish Arkivin Qendror të Partisë, si edhe për çdo Arkiv Shtetëror Vendor në çastin që përfundon hedhja në sistemin elektronik të inventarëve të tij. Ai njoftohet për ato Arkiva Shtetërore Vendore, të cilat nuk janë ende në sistemin elektronik, si edhe për rregullat e aplikimit për fototekën dhe bibliotekën.
4. Nëse studiuesi kërkon të konsultojë mjetet e kërkimit në sallë, punonjësit e njohin me mjetet fizike, inventarë, skedarë, etj. Studiuesi ndihmohet për përdorimin e mjeteve të kërkimit arkivor me specialistët e sallës, si dhe me me specialistët e gjuhëve të rralla, ose të ish arkivit të PPSH-së, nëse diçka e tillë është e domosdoshme. Specialistët e gjuhëve të rralla ose të ish arkivit të PPSH-së thërriten nga punonjësit e sallës, vetëm nëse këta të fundit nuk kanë njohurinë e mjaftueshme për orientimin e studiuesit.
5. Pasi ka përzgjedhur informacionin e kërkuar, kërkuesi, si ai virtual, ashtu dhe ai i paraqitur në sallën e studimit, plotëson fletë porosinë për njësitë e ruajtjes (dosjet) që kërkon të konsultojë, në sistemin elektronik. Nëse studiuesi kërkon asistencë për plotësimin në sistemin elektronik, ai ndihmohet nga punonjësit e sallës.
6. Çdo kërkues është i lirë të kërkojë deri në 25 (njëzetepesë) njësi ruajtje në ditë, me një kapacitet maksimal prej 400 (katërqind) dosjesh në ditë (nga të gjithë studiuesit e DPA), sipas përparësisë së kohës së aplikimit. Nëse një kërkues kërkon më shumë se 25 dosje, atëherë kryen kërkesë të re për një datë tjetër.
7. Kërkuesi përcakton vetë datën kur kërkon t’i shohë njësitë e ruajtjes, afat i cili fillon pas katër ditësh nga data e kërkimit.

Neni 5
Urdhër-porosia e njësive të ruajtjes në sallën e studimit

1. Në përfundim të afatit të icro 7 të nenit 4, Përgjegjësi i sallës së studimit, kontrollon deri në orën 14:00 ndërmjet dosjeve që nuk janë ende të dixhitalizuara ose të mikrofilmuara, në bashkëpunim me përgjegjësit e sektorit të vendruajtjes, laboratorit të restaurimit dhe sekretarit të KDZH, nëse:
a) dosjet e kërkuara janë sekret;
b) ka pasaktësi në formulim;
c) dosja gjendet për restaurim.
2. Nëse ka njësi ruajtje sipas pikës 1 të këtij neni kontakton menjëherë përmes telefonit me kërkuesin për të rregulluar gabimet e mundshme, ose për t’u kërkuar që të përcaktojnë njësi të tjera ruajtjeje për dosjet që janë sekret apo për restaurim. Dosjet e ndryshuara sipas kësaj pike të këtij neni, ndryshohen në sistemin elektronik nga përgjegjësi i sallës së studimit.
3. Përgjegjësi i sallës shpërndan draftin e urdhrit të porositjes jo më vonë se ora 14:00 te përgjegjësi i dixhitalizimit dhe përgjegjësi i vendruajtjes. Nga ora 14:00 deri në orën 16:00, punonjësi i ngarkuar me mikrofilmat dhe punonjësi i ngarkuar me dixhitalizimin, kontrollon nëse dosjet e përcaktuara si të skanuara ose mikrofilmuara nga sistemi, janë të sakta dhe të lexueshme, si edhe nëse ekzistojnë dosje të urdhëruara për skanim, të cilat janë të skanuara ose të mikrofilmuara. Nëse vërehet se ekzistojnë dosje që janë të palexueshme, ata lajmërojnë përgjegjësat e tyre, si dhe i heqin menjëherë nga databaza përkatëse.
4. Nëse vërehen se sistemi elektronik ka nxjerrë si të mikrofilmuara ose të skanuara dosje që nuk janë të tilla, ose nxjerr si të paskanuara ose të pamikrofilmuara, dosje që janë të tilla, verifikojnë menjëherë databazën dhe nëse rezulton se ka gabim në databazë, punonjësit e ngarkuar me mikrofilmat dhe dosjet dixhitale, njoftojnë menjëherë përgjegjësin e tyre dhe bëjnë ndryshimet në databazë.
5. Nëse janë kryer ndërhyrje në databaza sipas pikave 3 dhe 4 të këtij neni, ato i dorëzohen përgjegjësit të dixhitalizimit çdo ditë në orën 16:00, i cili e hedh brenda ditës në sistemin elektronik.
6. Brenda ditës së punës, Drejtori i Evidencës Qendrore dhe Komunikimit, në bashkëpunim me përgjegjësit e sallës, vendruajtjes dhe dixhitalizimit, përgatit urdhër-porosinë, sipas shtojcës nr. 2, të kësaj rregulloreje. Në urdhërin e punës merren parasysh këta faktorë:
a) Njësitë e ruajtjes që janë të mikrofilmuara dhe të shërbyeshme shërbehen në icrofilm.
b) Njësitë e ruajtjes që janë të skanuara dhe të shërbyeshme shërbehen të skanuara.
c) Për pjesën e mbetur të njësive të ruajtjes kalojnë për digjitalizim, aq njësi ruajtje sa është kapaciteti i sektorit të digjitalizimit për një ditë, sipas normave, me këtë radhë përzgjedhjeje:
i. Njësitë e ruajtjes që përbajnë informacion sensitiv ose pronësor
ii. Njësitë e ruajtjes më të vjetra
iii. Njësitë e ruajtjes më të shërbyera në kohë
iv. Njësitë e tjera të ruajtjes shërbehen në origjinal.
7. Në po të njëjtin afat, Drejtori i Evidencës Qendrore dhe Komunikimit, në bashkëpunim me përgjegjësit e sallës, vendruajtjes dhe dixhitalizimit, përgatisin porosinë për kalim për evidencim dhe dixhitalizim të aq njësive ruajtjeje, që së bashku me njësitë e përcaktuara në pikën 6 të këtij neni, njësitë e kërkuara nga sistemi Arkiva Online dhe njësitë e kërkuara për skanim sipas pikës 9 të nenit 7 të kësaj rregulloreje, tejkalojnë 11701 imazhe për evidencim dhe skanim.
8. Në rastet e veçanta, kur një studiues ka shumicën e njësive të ruajtjes të shërbyeshme në origjinal, ose kur studiuesi studion në kuadër të një marrëveshjeje bashkëpunimi të DPA-së, mund të shërbehen edhe njësitë e mbetura në origjinal. Përjashtime nga ky rregull mund të bëhen vetëm me miratim të Drejtorit të Përgjithshëm.
9. Urdhër-porosia i shpërndahet sektorit të digjitalizimit, sektorit të vendruajtjes, si dhe sektorit të ish Arkivit Qendror të Partisë dhe sektorëve të Drejtorisë së Arkivave Shtetërore Vendore, në rastet kur ka njësi të ruajtjes së kërkuara prej tyre.

Neni 6
Përgatitja e dokumenteve, evidencimi dhe skanimi

1. Brenda orës 16:00 të diës së nesërme, sektori i vendruajtjes dhe sektori i ish Arkivit Qendror të Partisë i dorëzojnë përgjegjësit të sektorit të dixhitalizimit të gjitha njësitë e ruajtjes që janë urdhëruar për skanim, ose për t’u shërbyer në origjinal, me përjashtim të atyre që janë për restaurim, si edhe njësitë e kërkuara sipas pikës 7 të nenit 5 të kësaj rregulloreje.
2. Gjatë nxjerrjes së njësive të ruajtjes, punonjësit e vendruajtjes dhe ish Arkivit Qendror të Partisë kontrollojnë nëse njësitë e ruajtjes kanë të domosdoshëm restaurimin dhe i dorëzojnë ato veçmas në sektorin e dixhitalizimit, brenda të njëjtit afat. Përgjegjësit e sektorit të dixhitalizimit dhe të Laboratorit të Restaurimit përcaktojnë nëse dosjet e ndara sipas këtij neni janë të dixhitalizueshme apo jo. Nëse jo, ato dërgohen brenda ditës në Laboratorin Qendror të Restaurimit.
3. Laboratori Qendror i Restaurimit kryen restaurimin preliminar, me përparësi, të njësive të dorëzuara sipas pikës 2 të këtij neni dhe ia dorëzon sërish sektorit përgjegjës për dixhitalizimin, jo më vonë se ora 15:00 e së pasnesërmes së dorëzimit nga sektori përgjegjës për dixhitalizimin. Evidencimi dhe digjitalizimi i këtyre njësive të ruajtjes nga sektori përgjegjës kryhet me përparësi.
4. Evidencimi fizik i dokumenteve si nga sektori përgjegjës për evidencimin dhe dixhitalizimin, ashtu edhe nga sektorët e Arkivave Shtetërore Vendore, kryhet me normë ditore jo më pak se 3000 imazhe në ditë. Përgjegjësit e sektorëve të përmendur në këtë pikë, ndajnë njësitë e ruajtjes që do të evidencojë çdo specialist evidencimi.
5. Në rast se në sektorin e dixhitalizimit mungon një specialist, ai zëvedndësohet për atë ditë nga specialisti i dixhitalizimit, nga përgjegjësi. Nëse sektori, gjatë një dite ka më pak se 7 punonjës, drejtori i Evidencës Qendrore dhe Komunikimit urdhëron verbalisht zëvendësimin provizor me punonjë të sektorëve të tjerë të varësisë së tij.
6. Evidencimi në Arkivin Qendror Shtetëror kryhet brenda një dite pune.
7. }do sektor i Arkivave Shtetërorë Vendorë, që merr urdhërin e porosisë sipas nenit 5 të kësaj rregulloreje, është i detyruar që jo më vonë se dy ditë të kryejë nxjerrjen dhe evidencimin e njësive të ruajtjes. Pas evidencimit, përgjegjësi i sektorit i sektorit kalon, me përparësi, punonjësit përgjegjës për skanimin, njësitë e ruajtjes për t’u skanuar dhe për t’u hedhur në sistemin elektronik të DPA-së, sipas pikës 2 të nenit 8 të kësaj rregulloreje. Nëse janë më shumë njësi ruajtje sesa sasia e imazheve që mund të skanohen në një ditë, përgjegjësi sjell në sallën e studimit aq njësi ruajtje në original, sa nuk arrihen të dixhitalizohen brenda ditës, sipas kritereve të përcaktuara në pikën 6 të nenit 5 të këtij urdhëri.
8. Evidencimi do të kryhet sipas të gjitha rregullave në fuqi, përfshi rregullat e mëposhtme:
a. Specialisti i Evidencës numëron dokumentet e njësisë së ruajtjes duke nxjerrë numrin e fletëve dhe numrin e imazheve. Numri i fletëve do të përcaktohet në fletën e vërtetimit të njësisë së ruajtjes, ndërsa numri i imazheve në një procesverbal të posaçëm të përpiluar nga përgjegjësi i sektorit.
b. Nëse gjatë numërtimit do të rezultojnë fletë pa numër ato do të numërohen me fraksion. Çdo fletë e numëruar me fraksion do të vendoset në fund të njësisë së ruajtjes.
c. Nëse gjatë numërimit do të rezultojnë kapërcime numri, specialistët do të verifikojnë dokumentet para dhe pas nëse janë pjesë e një praktike dhe nëse kapërcimi i numërimit është gabim njerëzor. Nëse kapërcimi i numrit është gabim njerëzor atëherë vetëm në sektorin e Evidencës dhe vetëm për procesin e skanimit midis fletëve do të vendoset një fletë bosh me shënimin “kapërcim numri”.
d. Nëse ka më shumë se një fletë me të njëjtin numër, si pasojë e një gabimi njerëzor, nëse janë pjesë e së njëjtës praktikë, fletëve në vijim do t’u vendoset fraksion.
e. Nëse njësia e ruajtjes nis me numërtim tjetër përveç numrit 1 dhe nuk është dojse me fraksion dhe në çdo rast tjetër që gjatë verifikimit nuk përcaktohet dot që parregullsia është gabim njerëzor, specialisti do ta lërë mënjanë këtë dosje duke njoftuar përgjegjësin e sektorit. Përgjegjësi i sektorit në fillimin e ditës pasardhëse përgatit urdhërin për hetim administrativ dhe ia dorëzon drejtorit të Përgjithshëm për nënshkrim. Hetimi administrative kryhet rast pas rasti, nga grupi i punës i përbërë nga Drejtori i Evidencës Qendrore dhe Komunikimit, Përgjegjësi i Ruajtjes së Dokumentacionit dhe punonjësi i vendruajtjes ku dokumentacioni është gjendur, për Arkivin Qendror Shtetëror dhe nga Drejtori i Arkivave Shtetërorë Vendorë, Përgjegjësi i Sektorit përkatës në rrethe dhe punonjësi i vendruajtjes ku dokumentacioni është gjendur, për Arkivat Shtetërorë Vendorë.
f. Fletët e numërtuara jo me laps do të rinumërtohen me laps.
g. Për njësitë e ruajtjes me më shumë se një numër në fletë, sasia e fletëve do të përcaktohet pasi të jetë numëruar e gjithë njësia duke nxjerrë dhe numrin e fletëve dhe numrin që merr dokumenti/fleta.
h. Evidencimi do të përfshijë edhe çdo element tjetër të përcaktuar në urdhërat e mëparshëm në fuqi, përfshi, numërtimin nëse nuk është e numërtuar, shtrirjen e fletëve, nxjerrjen e dokumenteve nga zarfet e fashikujt, heqjen e elementëve që nuk duhet të jenë në njësi si kapse, gjilpëra, qepja me spango, letra shpjeguese, përkthime, tregues etj.
i. Çdo njësi ruajtjeje për të cilin nuk janë nxjerrë tregues emëror në Arkivin Qendror Shtetëror, do të shënohen veçmas dhe pas procesit të marrjes në dorëzim, do t’i kalojnë Sektorit të Shërbimit në Distancë, për nxjerrjen e treguesve emëror të pronave.
9. Në Arkivin Qendror Shtetëror, përgjegjësi i sektorit do të përcaktojë çdo fund dite njësitë e ruajtjes që përmbajnë numrin e përcaktuar të imazheve për skanim, sipas kontratës së nënshkruar me operatorin ekonomik, me prioritet urdhrat e punës. Çdo fillim dite, specialistët në praninë e përgjegjësit të sektorit, do të dorëzojnë te përgjegjësi i skanimit njësitë e ruajtjes, që i kanë kaluarprocesit të mësipërm të evidencimit. Po ashtu, çdo fillim dite administratorët e dokumenteve do të marrin, në prani të përgjegjësit të sektorit dhe sipas ndarjes së punës së kryerprej tij, njësitë e ruajtjes të cilat kanë kaluar një ditë më parë në procesin e skanimit.
10. Në çdo rast, imazhet e skanuara duhet të jenë sipas kontratës së nënshkruar me operatorin ekonomik për AQSH dhe sipas rregullores së dixhitalizimit për AQSH dhe ASHV. Përgjegjësi i sallës së studimit dorëzon në fund të ditës së përcaktuar për skanim, në sektorin e sallës së studimit, njësitë e ruajtjes që janë parashikuar për t’u shërbyer në origjinal, si edhe garanton që salla të ketë qasje në njësitë e digjitalizuara për ditën e nesërme.

Neni 7
Shërbimi në sallën e studimit dhe riprodhimi i dokumenteve

1. Sektori i Sallës së Studimit hedh çdo ditë, nga ora 8:00 deri në orën 9:00, në hapësirën virtuale të çdo studiuesi, njësitë e ruajtjes të skanuara për shërbim.
2. Sektori i Sallës së Studimit shërben njësitë në origjinal dhe njësitë në mikrofilm, menjëherë sapo paraqitet studiuesi në sallën e studimit.
3. Nëse, për arsye të ndryshme, studiuesi e ka të pamundur të paraqitet në sallën e studimit për konsultimin e njësive të ruajtjes të përzgjedhura nga ai, si online dhe onsite, njofton të paktën 2 (ditë) përpara në sistemin elektronik.
4. Në rastin kur kërkuesi nuk paraqitet në sallën e studimit në afatin e kërkuar, materialet mbahen 3 ditë në sallën e studimit, pas së cilës materialet kthehen në vendruajtje.
5. Nëse studiuesi nuk arrin t’i hulumtojë të gjitha materialet brenda datës së caktuar, ai ka të drejtë t’i shikojë, hulumtojë ato deri në 3 (tre) ditë, duke vënë në dijeni punonjësin e sallës. Në këtë rast, përgjegjësi i sallës njofton përgjegjësin përkatës të vendruajtjes/digjitalizimit dhe materialet qëndrojnë pranë specilistit përkatës.
6. Nëse kërkuesi nuk arrin t’i hulumtojë materialet e kërkuara brenda 3 ditëve, kërkesa kthehet e papërmbushur, dhe kërkuesi është i detyruar të plotësojë një porosi të re për një datë tjetër.
7. Studiuesi që konsulton njësi ruajtjeje të skanuara ose në mikrofilm, mund t’i skanojë/printoj ato automatikisht nga sistemi. Përgjegjësi i sallës përgatit mandat-arkëtimin dhe pas pagesës së tij, i jep studiuesit dokumentet e skanuara/printuara, me shkresë përcjellëse të nënshkruar prej tij.
8. Studiuesi që konsulton njësi origjinale, mund të kërkojë skanimin/fotokopjimin e tyre. Në këtë rast, punonjësit e sallës, nisin menjëherë skanimin e dokumenteve në skanerin e posaçëm në sallën e studimit, nëse janë më pak se 50 fletë të kërkuara. Dokumentet e skanuara/fotokopjuara, sipas kësaj pike. Përgjegjësi i sallës përgatit mandat-arkëtimin dhe pas pagesës së tij, i jep studiuesit dokumentet e skanuara/fotokopjuara, me shkresë përcjellëse të nënshkruar prej tij.
9. Nëse studiuesi që konsulton njësi origjinale, kërkon më shumë se 50 fletë të skanuara/fotokopjuara, ato i kalojnë sektorit të dixhitalizimit, i cili skanon tërësisht njësitë e ruajtjes përkatëse, me përparësi.
10. Studiuesi që konsulton njësi origjinale, mund të kërkojë që të fotografojë vetë dokumentet, me aparat të siguruar prej tij, vetëm në raste të rralla dhe për arsye tërësisht studimore. Drejtori i Evidencës Qendrore, në bashkëpunim me përgjegjësin e sallës dhe përgjegjësin e dixhitalizimit verifikojnë nëse aparati ka kapacitetet dhe e programojnë atë në mënyrë që të plotësojë të gjitha kriteret e përcaktuara në rregulloren e dixhitalizimit.
11. Kërkesa e mësipërme duhet të miratohet nga Drejtori i Përgjithshëm. Në këtë rast, studiuesi, është i detyruar të fotografojë të gjitha imazhet e njësisë së ruajtjes, brenda cilësive të kërkuara nga rregullorja e dixhitalizimit, të rregullojë numërtimin e fletëve në imazhe dhe të dorëzojë një kopje të imazheve të skanuara përgjegjësit të sallës. Përgjegjësi i sallës i shërben këto dokumente, pasi ka fshirë memorien e aparatit fotografik, pa pagesë, te studiuesi, nëpërmjet një shkrese përcjellëse, që i referohet numrit të kërkesës së miratuar nga Drejtori i Përgjithshëm.

Neni 8
Evidencimi elektronik

1. Evidencimi elektronik për njësitë e skanuara nga operatori ekonomik, si dhe për njësitë e fotografuara sipas pikës 11 të nenit 7 të kësaj rregulloreje, do të kryhet si më poshtë :
a. Administratorët e dokumenteve do të heqin nga njësia e ruajtjes fletët e shtuara, sipas gërmës c) të pikës 8 të nenit 6 të kësaj rregulloreje, në se ka, dhe do të vendosin në rendin e duhur fletët me fraksion, që janë në fund të njësisë së ruajtjes sipas gërmës b) të pikës 8 të nenit 6 të kësaj rregulloreje.
b. Për çdo njësi ruajtje, administratorët e dokumenteve do të hyj në në Scope Archiv dhe:
i. do ta kthej në në “work in progress”;
ii. do të rregulloj në pasaktësi të mundshme në titullin e njësisë së ruajtjes;
iii. do të plotësojnë numrin e faqeve të çdo njësi ruajtjeje, sipas fletëvërtetimit të saj.
c. Administratorët e dokumenteve do të verifikojnë parametrat cilësorë të imazheve të skanuara, në përputhje me kontratën e nënshkruar dhe vetëm pasi të kenë verifikuar përputhjen e tyre do të :
i. fshijnë çdo dokument elektronik të skanuar, që përkon me fletën e shtuar, sipas gërmës c) të pikës 4 të këtij urdhëri.
ii. do të rinumërtojnë çdo fletë të skanuar, çdo fletë me fraksion, që ndodhet në fund të listës sipas gërmës b) të pikës 8 të nenit 6 të kësaj rregulloreje, ku numri elektronik duhet të korrespondojë me numrin fizik. Po ashtu, në rastet kur fleta sipas gërmës c) të pikës 8 të nenit 6 të kësaj rregulloreje, është shtuar si pasojë e imazheve që kanë më shumë se një numër, do ta riemërtojë me të dyja numrat, me presje në mes, sipas formatit “N, N”, ku “N” është numri.
iii. do të kalojë në programin elektronik përkatës, sipas teknikës “drag & drop”. Kalimi në programin elektronik vlerësohet si marrje në dorëzim dhe plotësimi të gjitha rregullimeve të mësipërme. Për çdo problem që haset do të njoftohet përgjegjësi i sektorit që do të komunikojë përzgjidhjen e tij me operatorin, sipas kontratës.
2. Evidencimi elektronik për njësitë e ruajtjes të skanuara nga sektorët e Drejtorisë së Arkivave Shtetërore Vendore, do të kryhet si më poshtë:
a. Punonjësi i skanimit do të kryejë numërtimin e tyre në përputhje me numërtimin e njësisë së ruajtjes.
b. Për çdo njësi ruajtje, punonjësi i dixhitalizimit do të hyj në në Scope Archiv dhe:
i. do ta kthej në në “work in progress”;
ii. do të krijojë pemën arkivore, deri te njësia e ruajtjes, sipas të dhënave të kërkuara nga sistemi, përfshi çdo të dhënë që ndodhet në kapakun e njësisë së ruajtjes.
c. Përgjegjësi i sektorit përkatës do të kontrollojë cilësinë e skanimeve të kryera brenda ditës dhe do të urdhërojë hedhjen e dokumenteve të skanuara saktë nga punonjësi i skanimimit në programin elektronik përkatës, sipas teknikës “drag & drop”.
3. Përgjegjësi i sektorit përgjegjës për dixhitalizimin do të jap miratimin në programin elektronik përkatës për materialet elektronike të skanuara dhe do të gjenerojë raportin ditor të punës të çdo administratori dhe punonjësi në rrethe. Nëse ai nuk është në përputhje me normat e punës dhe punën e caktuar, do të njoftohet drejtori i Përgjithshëm nga përgjegjësi me anë të një memoje.
4. Pas përfundimit të këtij procesi, njësitë e ruajtjes kthehen në vendruajtje.

Neni 9
Penalizimet

1. Studiuesi i cili me sjelljen e papërshtatshme shkakton bezdi për studiuesit e tjerë dhe punonjësit e sallës së studimit i ndalohet hyrja apo shërbimi në sallën e studimit.
2. Studiuesi i cili nuk zbaton rregullat e nenit 2 të kësaj rregulloreje, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj,
3. Studiuesi i cili keqpërdor mjetet e kërkimit arkivor dhe njësitë e ruajtjes, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj, dhe nëse dëmi është i pariparueshëm, denoncohet pranë organeve përkatëse.
4. Studiuesi që bën qarkullimin e njësive të ruajtjes nga njëri studiues te tjetri, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj, dhe në rast përsëritje, përgjithmonë.
5. Studiuesi që nxjerr jashtë sallës së studimit fotokopje, materiale arkivore apo literaturën me të cilat është konsultuar në sallën e studimit, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj, dhe në rast përsëritje, përgjithmonë.
6. Studiuesi, i cili nuk paraqitet për hulumtimin e njësive arkivore në afatin e përcaktuar prej tij, dhe nuk njofton për mos paraqitjen, penalizohet që përsëritjen e kërkesës ta kryejë vetëm pas 1 (një) muaji nga data e kërkimit. Në rast përsëritje, studiesit i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj.

Neni 10
Ankimimi

1. Nëse studiuesi nuk është i kënaqur me shërbimin, ka të drejtën e ankimimit, sipas formularit bashkëlidhur (Shtojca 4),
2. Komisioni i Ankimimit, brenda 3 (tre) ditësh nga marrja e ankimit, verifikon dhe vendos për ankimimin, sipas formularit përkatës (Shtojca 5).
3. Komisioni mund të vendosë fillimin e procedurës së verifikimit, edhe pa pasur ankimim.
4. Përbërja dhe funksionimi i Komisionit është i njëjtë me Komisionin e Ankimimit të parashikuar në Regulloren për Kërkesat Social-Juridike të Qytetarëve.
5. Nëse ankimimi rezulton i drejtë, studiuesit i ofrohet shërbimi me përparësi.

Neni 11
Masat administrative

Për të gjitha shkeljet e detyrimeve të përcaktuara në këtë rregullore, Komisioni njofton zyrtarisht eprorin e drejtpërdrejtë të punonjësit për nisjen e masave disiplinore, sipas legjislacionit në fuqi.

Neni 12
Dispozita të tjera

1. Nëse për ndonjë arsye, një datë e përcaktuar bie pushim (me vendim qeverie, apo tjetër), apo për shkaqe të tjera (evenimente të paparishikuara), dhe kërkuesit kanë bërë prenotimet e tyre, atëherë, sipas rradhës që kanë bërë prenotimin, njoftohen që të vijnë nga 10 persona në ditët në vazhdim.
2. Nëse ndonjë prej tyre ka emergjencë, duhet të njoftojë paraprakisht përgjegjësin e sallës, i cili bën shpërndarjen te specialistët përkatës.
3. Nëse vendoset mbyllja e sallës në një ditë të caktuar, përgjegjësi i sallës bën anulimin e asaj date nga sistemi elektronik.

Rregullore e Sallës
së Studimit

Formular i Ankesës
së Studiuesit në Sallën e Studimit