Sektori i Ruajtjes së Dokumentacionit

Sektori i ruajtjes së dokumentacionit  përbëhet nga përgjegjësi i sektorit, specialistë-arkivistë dhe administratorë dokumentacioni. Përgjegjësi i sektorit të ruajtjes së dokumentacionit kujdeset dhe përgjigjet për ruajtjen e mbrojtjen e fondeve arkivore. Ai  parashikon dhe planifikon veprimtari në lidhje me detyrat vjetore të përcaktuara për sektorin, me qëllim realizimin në kohë të tyre, si dhe siguron që puna të kryhet brenda normave të përgjithshme, në afatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dhe procedurave teknike, kontrollon dhe monitoron veprimtaritë e sektorit në përmbushjen e tyre sipas plan- evidencave mujore,  shpërndan punën mes specialistëve të sektorit në përputhje me legjislacionin dhe rregulloren e brendshme të institucionit dhe informon Drejtorin e Përgjithshëm apo drejtorin e AQSH-së, mbikëqyr dhe udhëzon specialistët, në lidhje me detyrat e ngarkuara dhe jep mbështetje dhe këshillim për problematika të ndryshme, mbikëqyr zbatimin e rregullores së brendshme të institucionit, me qëllim realizimin e veprimtarisë së sektorit, në përputhje me udhëzimet e dhëna dhe informon drejtorin e AQSH-së për mbarëvajtjen e punës apo problematikat e hasura, mbështet kërkesat e punonjësve të rinj apo ekzistues në lidhje me mjetet materiale për ushtrimin e detyrës,  përgatit prezencën ditore dhe mujore të punonjësve dhe raporton tek drejtori i AQSH-së për disiplinën e punës në sektor, drejton, kontrollon dhe ndihmon punonjësit për pasurimin e fondeve arkivore të ardhur nga institucionet, nga dhuruesit individë, si dhe nga sektorët e AQSH-së, përgatit materialet për asgjësim në bazë të vendimeve të Komisionit Qendror të Ekspertizës, harton plane pune për zhvendosjen e fondeve shumë të kërkuara nga kërkues/studiues nga vendruajtja e Shkozës në AQSH, si dhe për zhvendosjen e fondeve më pak të kërkuara apo të papërpunuara nga AQSH në vendruajtjen Shkozë, si dhe ndjek me përgjegjësi evakuimin e fondeve dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave. Specialisti-arkivist i sektorit të ruajtjes së dokumentacionit realizon  në kohë kërkesat e punonjësve të DPA-së dhe AQSH-së me dokumente origjinale, zëvendëson dosjet dhe kutitë e dëmtuara sipas metodologjisë arkivore, identifikon dhe dërgon për restaurim dokumentet e dëmtuara, administron e mban përgjegjësi për mjediset e vendruajtjes dhe mirëmban bazën materiale dhe kancelarike të nevojshme për kryerjen normale të funksioneve të sektorit dhe më gjerë, sipas përcaktimeve në normat tekniko-profesionale e rregulloret e tjera, bashkëpunon me punonjësit e DPA-së dhe sektorëve të AQSH-së për realizimin e veprimtarive të ndryshme të institucionit në shkallë kombëtare, merr në dorëzim dokumentet nga sektorët e përpunimit tekniko-shkencor, sipas rregullave metodologjike arkivore, merr në dorëzim dokumente me afat ruajtjeje përgjithmonë nga institucionet qendrore sipas ligjit për arkivat, bën  regjistrimin e dokumenteve të dhuruara e dorëzuara, si dhe dokumenteve të ardhura jashtë institucionit dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt. Administratori i dokumenteve nxjerr dosjet në vendruajtjen e AQSH-së dhe Shkozës, sipas kërkesave të studiuesve dhe sistemimin e tyre mbas kthimit, skanon ose fotokopjon dokumente origjinale sipas urdhrave të punës të studiuesve, të miratuara nga Drejtori i Përgjithshëm dhe kërkesave të punonjësve të AQSH-së, që merren me problem pronësie, bën shpluhurizimin e kutive të fondeve arkivore të administruara në vendruajtjen e AQSH-së dhe Shkozë, bën plotësimin e regjistrave me të dhënat e fondeve të hyra në vendruajtjen e AQSH-së dhe Shkozës dhe regjistrimin e dosjeve të dhëna për shfrytëzim, Evakuon fondete ardhura nga sektorët e AQSH-së apo institucionet shtetërore në vendruajtjen e Shkozës,  Mat temperature dhe lagështirën në mjediset e ruajtjes së dokumenteve në AQSH dhe Shkozë dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt.