Sektori i Sekretari/ Arkivit

Sektori i Sekretari/ Arkivit përbëhet nga përgjegjësi i sektorit dhe specialist (arkiv- protokoll).  Përgjegjësi i sektorit të sekretari/ arkivit parashikon dhe planifikon veprimtari në lidhje me detyrat vjetore të përcaktuara për sektorin, me qëllim realizimin në kohë të tyre, si dhe siguron që puna të kryhet brenda normave të përgjithshme, në afatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dhe procedurave teknike,  kontrollon dhe monitoron veprimtaritë e sektorit në përmbushjen e tyre sipas plan- evidencave mujore, mbikëqyr klasifikimin dhe përpunimin tekniko-shkencor të dokumenteve, ndarjen në fond, vit, strukturë, krijimin e njësisë së ruajtjes, organizimin e brendshëm dhe përshkrimin e titullit, në përputhje me normat tekniko-profesionale dhe metodologjike të shërbimit arkivor në RSH, kontrollon përpilimin e inventarëve të fondeve, duke plotësuar kërkesat e parashikuara, deri në dorëzim në depo të fondit të përpunuar, shpërndan punën mes specialistëve të sektorit në përputhje me legjislacionin dhe rregulloren e brendshme të institucionit dhe informon Drejtorin e Përgjithshëm, mbikëqyr dhe udhëzon specialistët, në lidhje me detyrat e ngarkuara dhe jep mbështetje dhe këshillim për problematika të ndryshme, mbikëqyr zbatimin e rregullores së brendshme të institucionit, me qëllim realizimin e veprimtarisë së sektorit, në përputhje me udhëzimet e dhëna dhe informon Drejtorin e AQSH-së mbi mbarëvajtjen e punës apo problematikat e hasura, mbështet kërkesat e punonjësve të rinj apo ekzistues në lidhje me mjetet materiale për ushtrimin e detyrës, përgatit prezencën ditore dhe mujore të punonjësve dhe raporton për disiplinën në punë në sektor, kryen detyrat e përcaktuara për përgjegjësin e sekretari-arkivit në Normat Tekniko-Profesionale dhe rregulloret njësuese në fuqi,  kryen detyrat e sekretarit të Komisionit të Ekspertizës së DPA-së, kryen detyrat e Koordinatorit për të Drejtën e Informimit dhe të Oficerit të Sigurisë, sipas legjislacionit në fuqi për të drejtën e informimit dhe për informacionin e klasifikuar “sekret-shtetëror” dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave. Specialisti i Arkivit kryen bashkërendon punën me sekretarinë duke marë pjesë në mbylljen e dosjeve të hapura sipas pasqyrës emërtuese, bën përpunimin tekniko-shkencor dhe ekspertizën e vlerës së ruajtjes së dokumentave, organizon punën dhe përgatit për shqyrtim listat e vendimit per asgjësimin e dokumentave që kanë plotësuar afatin e ruajtjes, bën dorëzimin në sektorin e ruajtjes të dokumentave me ruajtje përgjithmonë dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga eprori direkt ose Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave.

Specialisti i Sekretarisë kryen pranon, regjistron korespondencat e institucioneve i shpërndan dhe I dërgon ato, bën kontrollin dhe zbatimin e kërkesave që duhet të përmbushë dokumenti, mirëmban administrimin e vulave dhe dokumenteve të insitucionit, Hap dosjet sipas pasqyrës emërtuese të çeljes së tyre dhe vendos e sistemon në to dokumentet që krijohen gjatë vitit, plotëson kërkesat për shfrytëzim operativ të dokumentave nga njësitë përbërëse të institucionit, bën mbylljen e dosjeve të çelura sipas pasqyrës emërtuese dhe dorëzimin e tyre në arkiv dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga eprori direkt ose Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave.